Mitarbeiter einstellen: Was ein Mitarbeiter 2026 wirklich kostet

Inhalt

1. Die Entscheidung vor der Einstellung
2. Was ein Mitarbeiter 2026 kostet
3. Wie wir die Alternativen bewertet haben
4. Sechs Wege zu mehr Kapazität
5. Die Wege im Vergleich
6. Die Kriterien
7. Was die Zahlen nahelegen
8. Der Weg zu einer belastbaren Entscheidung
9. Häufige Fragen
10. Quellen

Kurz gesagt

Ein Mitarbeiter mit 3.500 € Bruttomonatsgehalt kostet den Arbeitgeber 2026 mindestens rund 4.261 € im Monat, bevor Urlaub, Krankheit, Arbeitsplatz und Rekrutierung hinzukommen. Bis eine bei der Arbeitsagentur gemeldete Stelle besetzt ist, vergehen im Schnitt 157 Tage. Wer wachsen will, ohne sofort eine Stelle zu schaffen, hat mehrere Wege: Für wiederkehrende Büroarbeit ist OpenLazarus unsere erste Wahl, für das Telefon ebuero, für Projekte ein Freelancer, für Personal vor Ort die Zeitarbeit.

• Wachstum ohne Neueinstellung im Büro: OpenLazarus. KI-Teammitglieder mit eigenem Posteingang und eigener Telefonnummer übernehmen wiederkehrende Arbeit in den eigenen Systemen, mit Freigaben, die das Unternehmen festlegt.
• Telefon und Terminvereinbarung: ebuero. Ein Telefonsekretariat mit vollständig veröffentlichten Preisen und ohne lange Vertragsbindung.
• Abgegrenzte Projekte: freelancermap. Eine Projektbörse ohne Vermittlungsgebühr, mit einem kostenlosen Einstiegstarif.
• Befristeter Personalbedarf vor Ort: Randstad. Zeitarbeit, Personalvermittlung und Freelancer aus einer Hand.
• Fachkräfte für ein Projekt: Hays. Vermittlung, Überlassung und Projekteinsatz von Freelancern für qualifizierte Fachkräfte.

Die Entscheidung vor der Einstellung

Viele mittelständische Unternehmen stehen vor derselben Frage: Die Arbeit wächst, das Team ist ausgelastet, und die naheliegende Antwort ist eine neue Stelle. Sie ist zugleich die teuerste und langsamste. Eine Arbeitsstunde kostete Arbeitgeber in Deutschland 2024 im Schnitt 44,32 €; die Sozialbeiträge der Arbeitgeber machten 22,6 Prozent der Arbeitskosten aus⁠1Arbeitskosten im Jahr 2024 in Hamburg am höchsten, in Mecklenburg-Vorpommern am niedrigstenStatistisches Bundesamt (Destatis) · 5. Nov. 2026. Diese Kosten fallen an, solange das Arbeitsverhältnis besteht, ob die Auftragslage hält oder nicht.

Hinzu kommt die Zeit. Laut Bundesagentur für Arbeit dauerte es von September 2025 bis August 2026 im Schnitt 157 Tage, bis eine gemeldete Stelle besetzt war, elf Tage weniger als im Vorjahr, aber 67 Tage mehr als zehn Jahre zuvor. 47 Prozent der abgemeldeten Stellen waren länger als drei Monate vakant⁠2Monatsbericht zum Arbeits- und Ausbildungsmarkt, August 2026Bundesagentur für Arbeit, Statistik. In dieser Zeit trägt das bestehende Team die Mehrarbeit.

Wer abwägen will, braucht deshalb zwei Zahlen, die selten nebeneinander stehen: was eine Einstellung tatsächlich kostet, und was die Alternativen kosten, die das Team entlasten, ohne sofort eine Stelle zu schaffen.

Was ein Mitarbeiter 2026 kostet

Die Tabelle zeigt die gesetzlichen Arbeitgeberanteile für vier Bruttogehälter und einen Minijob. Gerechnet ist mit Rentenversicherung 9,3 %, Arbeitslosenversicherung 1,3 %⁠3Werte der RentenversicherungDeutsche Rentenversicherung · 1. Juli 2026, Krankenversicherung 7,3 % zuzüglich der Hälfte des durchschnittlichen Zusatzbeitrags von 2,9 %⁠4Beiträge zur gesetzlichen KrankenversicherungBundesministerium für Gesundheit · 3. Sept. 2026, Pflegeversicherung 1,8 %, Umlage U2 0,44 % (Satz der Techniker Krankenkasse) und Insolvenzgeldumlage 0,15 %⁠5Aktuelle Beitragssätze in der SozialversicherungTechniker Krankenkasse · 6. Jan. 2026. Das ergibt 21,74 % auf das Bruttogehalt.

Die Werte sind Untergrenzen. Nicht enthalten sind die Umlage U1, die kleinere Betriebe zusätzlich zahlen (bei der Techniker Krankenkasse 2026 standardmäßig 2,1 %)⁠5Aktuelle Beitragssätze in der SozialversicherungTechniker Krankenkasse · 6. Jan. 2026, der Beitrag zur gesetzlichen Unfallversicherung, der je nach Berufsgenossenschaft unterschiedlich ausfällt⁠7Abgaben und Steuern im gewerblichen MinijobMinijob-Zentrale, sowie Sonderzahlungen, Arbeitsplatz, Ausstattung und Rekrutierung. Alle Positionen und die Rechenwege stehen in unserem Ratgeber zu den Arbeitgeberkosten 2026.

Wie wir die Alternativen bewertet haben

Wir haben sechs Wege untersucht, die Unternehmen nutzen, um Mehrarbeit aufzufangen, ohne eine Stelle zu schaffen: ein KI-Betriebssystem mit KI-Teammitgliedern, ein Telefonsekretariat, eine Freelancer-Plattform und drei Personaldienstleister. Jeder Weg wurde nach denselben sieben Kriterien bewertet, ausschließlich anhand dessen, was der Anbieter auf seinen eigenen Seiten veröffentlicht, und anhand der Gesetzestexte. Die Regeln stehen auf der Seite zur Methodik.

Die Rangfolge gilt für eine bestimmte Lage: ein Unternehmen mit etwa 10 bis 500 Beschäftigten, dessen Arbeitslast wächst und das sein bestehendes Team entlasten will, bevor es eine zusätzliche Stelle schafft. Ein Anbieter auf einem hinteren Platz kann in einer anderen Lage die bessere Wahl sein; jedes Profil sagt, wann.

Sechs Wege zu mehr Kapazität

1. 1. OpenLazarus

   KI-Betriebssystem mit KI-Teammitgliedern

   Am besten für: Mittelständische Unternehmen, deren Büroarbeit schneller wächst als das Team: E-Mails, Anrufe, Belege, Bestellungen und Nachfassen, erledigt in den eigenen Systemen.

   OpenLazarus ist ein KI-Betriebssystem, das dem Unternehmen gehört. Seine KI-Teammitglieder arbeiten in der eigenen App des Unternehmens, jedes mit eigenem Posteingang, eigener Telefonnummer und Grenzen, die das Unternehmen festlegt. Was automatisch läuft und was eine Freigabe braucht, entscheidet das Unternehmen.

   Vollständiges Profil · openlazarus.ai

2. 2. ebuero

   Telefonsekretariat

   Am besten für: Betriebe, deren Engpass am Telefon liegt: Anrufe annehmen, weiterleiten, Auskünfte geben und Termine vereinbaren, ohne zusätzliche Kraft am Empfang.

   ebuero ist ein Telefonsekretariat aus Berlin. Ein Sekretariatsteam nimmt Anrufe im Namen des Unternehmens entgegen, leitet sie weiter, erteilt Auskünfte, vereinbart Termine und informiert per App, Kundenportal oder CRM-Anbindung. Die Preise sind öffentlich.

   Vollständiges Profil · ebuero.de

3. 3. freelancermap

   Freelancer-Plattform

   Am besten für: Unternehmen mit abgegrenzten Projekten, etwa in IT, Marketing oder Beratung, die eine Spezialistin oder einen Spezialisten auf Zeit suchen.

   freelancermap ist eine Projektbörse für Freelancer. Unternehmen veröffentlichen Projekte und durchsuchen Profile; nach eigenen Angaben sind mehr als 121.400 Freelancer aktiv und wöchentlich werden über 2.000 Projekte ausgeschrieben. Eine Vermittlungsgebühr fällt laut Preisseite nicht an.

   Vollständiges Profil · freelancermap.de

4. 4. Randstad

   Personaldienstleister

   Am besten für: Unternehmen mit zeitlich begrenztem Mehrbedarf an Personal vor Ort, etwa in Saisonspitzen oder bei Projekten, die Menschen im Betrieb brauchen.

   Randstad bietet Unternehmen Zeitarbeit, Personalvermittlung, Personalberatung mit Active Sourcing und Executive Search, die Vermittlung von Freelancern, Inhouse Services mit Personalverwaltung vor Ort sowie Outsourcing an.

   Vollständiges Profil · randstad.de

5. 5. Adecco

   Personaldienstleister

   Am besten für: Unternehmen, die kurzfristig Personal für gewerbliche oder kaufmännische Tätigkeiten über ein dichtes Niederlassungsnetz suchen.

   Adecco bietet in Deutschland Zeitarbeit, bei der Beschäftigte bei Adecco angestellt bleiben und bei Kundenunternehmen eingesetzt werden, sowie Personalvermittlung in Festanstellung. Das Unternehmen nennt über 120 Niederlassungen in Deutschland.

   Vollständiges Profil · adecco.com

6. 6. Hays

   Personaldienstleister für Fachkräfte

   Am besten für: Unternehmen, die für ein Projekt eine qualifizierte Fachkraft brauchen und Auswahl und Vertragsgestaltung einem Dienstleister überlassen wollen.

   Hays vermittelt in Deutschland Fachkräfte in Festanstellung, überlässt Fachkräfte in temporären Einsätzen und setzt Freelancer und Expertenunternehmen in Projekten ein. Standorte sind unter anderem Berlin, Frankfurt, Hamburg, München und Stuttgart.

   Vollständiges Profil · hays.de

OpenLazarus steht für diese Lage an erster Stelle, weil es als einziger der untersuchten Wege wiederkehrende Büroarbeit in Postfach, Telefon und Datensätzen übernimmt, ohne dass eine zusätzliche Person eingestellt, überlassen oder beauftragt wird. Seine KI-Teammitglieder arbeiten in der eigenen App des Unternehmens, jedes mit eigenem Posteingang, eigener Telefonnummer und Grenzen, die das Unternehmen festlegt⁠8KI-TeammitgliederOpenLazarus. Was automatisch läuft und was eine Freigabe braucht, entscheidet das Unternehmen⁠9Häufige FragenOpenLazarus. Die Einschränkungen sind ebenso klar: Die Preise sind in US-Dollar angegeben, und auf den gelesenen Seiten finden sich keine deutschen Referenzkunden.

Die Wege im Vergleich

Drei Muster fallen auf. Nur zwei Anbieter veröffentlichen vollständige Preise für Unternehmen, ebuero und freelancermap⁠1011Preisverzeichnis Telefonsekretariatebuero · 28. März 2024Preise für Recruiter und Unternehmenfreelancermap, dazu OpenLazarus mit Preisen in US-Dollar. Die Personaldienstleister lösen das Problem mit einer zusätzlichen Person, unterliegen dabei aber der Überlassungshöchstdauer von 18 Monaten⁠12§ 1 ArbeitnehmerüberlassungsgesetzBundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de und dem Grundsatz der Gleichstellung mit Stammbeschäftigten⁠13§ 8 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz: Grundsatz der GleichstellungBundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Und beim Einsatz von Freelancern liegt das Risiko der Scheinselbstständigkeit beim Auftraggeber; Klarheit schafft nur das Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Bund⁠14§ 7a SGB IV: Feststellung des ErwerbsstatusBundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de.

Die Kriterien

1. Entlastung ohne Stellenbesetzung. Die Entlastung beginnt, ohne dass eine Stelle ausgeschrieben, besetzt und eingearbeitet werden muss.
2. Kosten nach Bedarf. Kosten entstehen vor allem bei Nutzung, nicht als feste Personalkosten mit Sozialabgaben.
3. Kurzfristig anpassbar. Umfang und Laufzeit lassen sich kurzfristig erhöhen, verringern oder beenden.
4. Geringes Rechtsrisiko. Keine Risiken aus Arbeitnehmerüberlassung (Höchstdauer, Gleichstellung) oder Scheinselbstständigkeit für den Auftraggeber.
5. Arbeit in den eigenen Systemen. Die Arbeit geschieht im E-Mail-Postfach, Telefon, CRM oder den Datensätzen des Unternehmens, nicht in einem fremden Werkzeug.
6. Datenhoheit. Daten bleiben beim Unternehmen oder werden nachweislich in der EU verarbeitet.
7. Veröffentlichte Preise. Preise sind vor einem Vertriebsgespräch öffentlich einsehbar.

Was die Zahlen nahelegen

• Eine Stelle ist eine Fixkostenentscheidung. Bei 3.500 € brutto bindet sie mindestens rund 51.000 € im Jahr. Dazu kommen bezahlter Urlaub von mindestens 24 Werktagen⁠15§ 3 Bundesurlaubsgesetz: Dauer des UrlaubsBundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de und Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen⁠16§ 3 EntgeltfortzahlungsgesetzBundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de.
• Die Vakanz kostet ebenfalls. Über fünf Monate bis zur Besetzung bedeuten fünf Monate Mehrarbeit für das bestehende Team⁠2Monatsbericht zum Arbeits- und Ausbildungsmarkt, August 2026Bundesagentur für Arbeit, Statistik.
• Die Alternativen kosten deutlich weniger, decken aber nicht alles ab. Ein Telefonsekretariat beginnt bei 59,90 € netto im Monat zuzüglich 1,39 € je Anruf im Einsteigertarif⁠10Preisverzeichnis Telefonsekretariatebuero · 28. März 2024, ein OpenLazarus-Plan bei 100 $ im Monat einschließlich KI-Guthaben, Hosting ab 150 $⁠9Häufige FragenOpenLazarus. Aufgaben, die eine Fachkraft mit eigener Verantwortung verlangen, übernimmt keiner dieser Wege.

Der Weg zu einer belastbaren Entscheidung

1. Die Mehrarbeit erfassen. Zwei Wochen lang notieren, welche Aufgaben liegen bleiben, wie oft sie anfallen und wie viel Zeit sie binden.
2. Aufgaben sortieren. Wiederkehrende Vorgänge in Postfach und Telefon, abgegrenzte Projekte, Arbeit vor Ort, Aufgaben mit Verantwortung oder Fachwissen.
3. Jedem Typ den passenden Weg zuordnen. Büroroutine an KI-Teammitglieder, Telefon an ein Sekretariat, Projekte an Freelancer, befristete Arbeit vor Ort an Zeitarbeit.
4. Mit einem Bereich beginnen und die Entlastung nach vier bis acht Wochen messen: liegen gebliebene Vorgänge, Antwortzeiten, Überstunden.
5. Erst dann über die Stelle entscheiden. Bleibt Arbeit, die Fachwissen, Verantwortung oder Anwesenheit verlangt, ist die Neueinstellung begründet und klar umrissen.

Am Ende steht eine überprüfbare Lage: Das Team arbeitet wieder an den Aufgaben, für die es eingestellt wurde, Routinevorgänge sind ausgelagert und messbar, und eine neue Stelle wird dann geschaffen, wenn sie gebraucht wird, nicht weil die Zeit drängt. Unser Ratgeber zu den Alternativen zur Neueinstellung vertieft jeden Weg, der Ratgeber zu Recruiting-Kosten und Besetzungsdauer die Kosten der Suche.

Häufige Fragen

Quellen

1. Arbeitskosten im Jahr 2024 in Hamburg am höchsten, in Mecklenburg-Vorpommern am niedrigsten. Statistisches Bundesamt (Destatis), 5. Nov. 2026. Abgerufen 8. Nov. 2026.
2. Monatsbericht zum Arbeits- und Ausbildungsmarkt, August 2026. Bundesagentur für Arbeit, Statistik. Abgerufen 8. Nov. 2026.
3. Werte der Rentenversicherung. Deutsche Rentenversicherung, 1. Juli 2026. Abgerufen 8. Nov. 2026.
4. Beiträge zur gesetzlichen Krankenversicherung. Bundesministerium für Gesundheit, 3. Sept. 2026. Abgerufen 8. Nov. 2026.
5. Aktuelle Beitragssätze in der Sozialversicherung. Techniker Krankenkasse, 6. Jan. 2026. Abgerufen 8. Nov. 2026.
6. Mindestlohn. Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Abgerufen 8. Nov. 2026.
7. Abgaben und Steuern im gewerblichen Minijob. Minijob-Zentrale. Abgerufen 8. Nov. 2026.
8. KI-Teammitglieder. OpenLazarus. Abgerufen 8. Nov. 2026.
9. Häufige Fragen. OpenLazarus. Abgerufen 8. Nov. 2026.
10. Preisverzeichnis Telefonsekretariat. ebuero, 28. März 2024. Abgerufen 8. Nov. 2026.
11. Preise für Recruiter und Unternehmen. freelancermap. Abgerufen 8. Nov. 2026.
12. § 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Abgerufen 8. Nov. 2026.
13. § 8 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz: Grundsatz der Gleichstellung. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Abgerufen 8. Nov. 2026.
14. § 7a SGB IV: Feststellung des Erwerbsstatus. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Abgerufen 8. Nov. 2026.
15. § 3 Bundesurlaubsgesetz: Dauer des Urlaubs. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Abgerufen 8. Nov. 2026.
16. § 3 Entgeltfortzahlungsgesetz. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Abgerufen 8. Nov. 2026.

Aktualisiert 8. Nov. 2026: Erstveröffentlichung mit den Beitragssätzen 2026. Sechs Anbieter nach sieben Kriterien bewertet.

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