Mitarbeiter einstellen: Kosten

Wachstum ohne Neueinstellung: die Alternativen im Vergleich

Fünf Wege, ein ausgelastetes Team zu entlasten, ohne sofort eine Stelle zu schaffen, mit Kosten aus veröffentlichten Preisen und den Regeln, die für jeden Weg gelten.

Von Die Redaktion · Aktualisiert · 5 Min. Lesezeit

In einem Großhandelsbüro notiert ein Sachbearbeiter am Telefon etwas auf einem Lieferschein, während eine Kollegin am Nachbartisch einen Stapel Eingangspost bearbeitet; dahinter Regale mit Ordnern.
Postfach, Telefon, Lieferschein: Routine, die sich erfassen und neu verteilen lässt.
Inhalt
  1. Die Lage vieler Betriebe
  2. Fünf Wege im Überblick
  3. Zeitarbeit: Personal auf Zeit, mit festen Regeln
  4. Freelancer: Fachwissen für Projekte
  5. Telefonsekretariat: Entlastung am Telefon
  6. Minijob: kleine Stelle, eigene Regeln
  7. KI-Teammitglieder: Wachstum ohne zusätzliche Stelle im Büro
  8. Der Weg zur passenden Lösung
  9. Häufige Fragen
  10. Quellen

Eine neue Stelle ist die naheliegende Antwort auf wachsende Arbeit, aber nicht die einzige. Je nachdem, welche Arbeit liegen bleibt, gibt es Wege, die schneller wirken, weniger binden und das bestehende Team gezielter entlasten.

Die Lage vieler Betriebe

Die Arbeit wächst schneller als das Team, und die Besetzung einer Stelle dauert im Schnitt 157 Tage⁠1. Eine Einstellung bindet bei 3.500 € brutto mindestens rund 51.000 € im Jahr, wie unser Ratgeber zu den Arbeitgeberkosten 2026 zeigt. Für viele Unternehmen ist die eigentliche Frage deshalb nicht, ob sie wachsen, sondern welche Arbeit eine zusätzliche Person wirklich braucht und welche nicht.

Fünf Wege im Überblick

WegGeeignet fürKosten (soweit veröffentlicht)Wichtigste Regel
Zeitarbeitbefristeter Bedarf vor OrtPreise nicht veröffentlicht⁠23höchstens 18 Monate beim selben Entleiher⁠4
Freelancerabgegrenzte Projekte mit FachwissenPlattform ab 0 €, Business 59 € im Monat, ohne Vermittlungsgebühr⁠5Abgrenzung zur Beschäftigung, Statusfeststellung möglich⁠6
TelefonsekretariatAnrufe, Auskünfte, Termineab 59,90 € netto im Monat plus ab 1,04 € je Anruf⁠7Dienstleistungsvertrag
Minijobgeringer, regelmäßiger Umfangbis 603 € Verdienst, Abgaben höchstens 31,17 %⁠8Verdienstgrenze 603 € im Monat⁠9
KI-Teammitgliederwiederkehrende Büroarbeit in Postfach, Telefon, DatensätzenOpenLazarus ab 100 $ im Monat inkl. KI-Guthaben, Hosting ab 150 $⁠10Freigaben legt das Unternehmen fest⁠10

Zeitarbeit: Personal auf Zeit, mit festen Regeln

Bei der Zeitarbeit bleibt die Person beim Personaldienstleister angestellt und wird im Kundenunternehmen eingesetzt⁠3. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz begrenzt den Einsatz desselben Leiharbeitnehmers beim selben Entleiher auf 18 aufeinanderfolgende Monate⁠4. Der Leiharbeitnehmer hat grundsätzlich Anspruch auf die wesentlichen Arbeitsbedingungen vergleichbarer Stammbeschäftigter einschließlich des Entgelts; ein Tarifvertrag darf beim Entgelt in den ersten neun Monaten davon abweichen, länger nur unter engen Voraussetzungen⁠11. Zeitarbeit eignet sich damit für Spitzen und Übergänge, nicht für dauerhafte Aufgaben.

Freelancer: Fachwissen für Projekte

Für abgegrenzte Projekte mit klarem Ergebnis sind Freelancer oft die schnellste Lösung. Auf freelancermap sind nach Angaben der Plattform mehr als 121.400 Freelancer aktiv⁠12. Das rechtliche Risiko liegt in der Abgrenzung: Ist die Tätigkeit in Wahrheit eine Beschäftigung, drohen Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV schafft Klarheit. Die Deutsche Rentenversicherung Bund entscheidet auf Antrag nach einer Gesamtwürdigung aller Umstände, auf Wunsch schon vor Aufnahme der Tätigkeit, und kann sich gutachterlich auch zu gleichartigen Auftragsverhältnissen äußern. Diese Regeln zur Vorab- und Gruppenfeststellung gelten nach derzeitigem Stand bis zum 30. Juni 2027⁠6.

Telefonsekretariat: Entlastung am Telefon

Liegt der Engpass am Telefon, ist ein externes Sekretariat die gezielteste Lösung. ebuero nimmt Anrufe im Namen des Unternehmens entgegen, leitet weiter, gibt Auskünfte, vereinbart Termine und speichert Daten nach eigenen Angaben ausschließlich auf Servern in der EU⁠13. Die Grundgebühr liegt zwischen 59,90 € und 179,90 € netto im Monat, je Anruf fallen zwischen 1,04 € und 1,39 € netto an⁠7. Bei 300 Anrufen im Monat im Standardtarif ergibt das 99,90 € + 300 × 1,19 € = 456,90 € netto, allein für die Anrufentgegennahme; die Anrufbearbeitung wird zusätzlich je angefangene Minute berechnet⁠7.

Minijob: kleine Stelle, eigene Regeln

Ein Minijob ist eine Einstellung, aber eine kleine. Bei einer Verdienstgrenze von 603 € im Monat⁠9 und Abgaben von höchstens 31,17 % kostet er den Arbeitgeber bis zu 790,96 € im Monat, zuzüglich Unfallversicherung⁠8. Bei 13,90 € Mindestlohn⁠14 entspricht das rund 43 Arbeitsstunden im Monat. Er eignet sich für regelmäßige, überschaubare Aufgaben, nicht für wachsende Arbeitslast.

KI-Teammitglieder: Wachstum ohne zusätzliche Stelle im Büro

Ein neuer Weg sind KI-Teammitglieder, die wiederkehrende Büroarbeit übernehmen. OpenLazarus bietet eine Bibliothek von 18 solcher Teammitglieder, darunter Buchhaltung, Einkauf, Empfang, Kundensupport sowie Fakturierung und Forderungsmanagement. Jedes arbeitet in der eigenen App des Unternehmens und hat einen Posteingang, eine Telefonnummer und Grenzen, die das Unternehmen festlegt⁠15. Was automatisch läuft und was eine Freigabe braucht, entscheidet das Unternehmen; Code und Daten gehören ihm, und europäische Unternehmen können Server in der EU nutzen⁠10.

Der Zweck ist Entlastung, nicht Ersatz: Das Team gewinnt Zeit für Kundengespräche, Entscheidungen und Fachaufgaben, während Routinevorgänge erledigt werden. Die Grenzen sind klar zu benennen. Die Preise sind in US-Dollar angegeben, der Engineering-Support beginnt bei 4.500 $ im Monat, Unternehmen ab 30 Personen beginnen mit einer Sitzung mit den Ingenieuren⁠10, und Aufgaben mit persönlicher Verantwortung oder Anwesenheit bleiben bei Menschen.

Der Weg zur passenden Lösung

  1. Liegen gebliebene Arbeit zwei Wochen lang erfassen, nach Art, Häufigkeit und Zeitaufwand.
  2. Nach vier Fragen sortieren: Ist die Arbeit dauerhaft? Verlangt sie Anwesenheit? Verlangt sie Fachwissen oder Verantwortung? Läuft sie über Postfach, Telefon und Datensätze?
  3. Den Weg zuordnen: Routine im Büro an KI-Teammitglieder, Telefon an ein Sekretariat, Projekte an Freelancer, befristete Arbeit vor Ort an Zeitarbeit, dauerhafte Fachaufgaben an eine Neueinstellung.
  4. Rechtliche Punkte vorab klären: Überlassungsdauer bei Zeitarbeit, Status bei Freelancern.
  5. Nach vier bis acht Wochen messen, ob die Entlastung beim Team ankommt: weniger Überstunden, kürzere Antwortzeiten, weniger liegen gebliebene Vorgänge.

So entsteht Wachstum, das zum Betrieb passt: Das Team arbeitet an den Aufgaben, für die es eingestellt wurde, Routine ist verlässlich erledigt, und neue Stellen werden für die Arbeit geschaffen, die wirklich eine weitere Person braucht. Den Vergleich aller Anbieter zeigt die Startseite.

Häufige Fragen

Was sind Alternativen zur Einstellung eines Mitarbeiters?

Zeitarbeit über einen Personaldienstleister, Freelancer für abgegrenzte Projekte, ein Telefonsekretariat oder eine virtuelle Assistenz, ein Minijob für geringen Umfang und KI-Teammitglieder für wiederkehrende Büroarbeit. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob die Arbeit dauerhaft ist, Anwesenheit verlangt und wie eng sie an die Abläufe des Betriebs gebunden ist.

Wie lange darf ein Zeitarbeitnehmer im selben Betrieb arbeiten?

Nach § 1 Abs. 1b AÜG höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate beim selben Entleiher. Tarifverträge können abweichende Regelungen vorsehen. Der Leiharbeitnehmer hat grundsätzlich Anspruch auf die wesentlichen Arbeitsbedingungen vergleichbarer Stammbeschäftigter.

Wie vermeide ich Scheinselbstständigkeit bei Freelancern?

Indem die Tätigkeit tatsächlich selbstständig ausgestaltet ist: eigene Organisation, keine Eingliederung in den Betrieb, kein Weisungsrecht wie bei Beschäftigten. Rechtssicherheit schafft das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV, in dem die Deutsche Rentenversicherung Bund auf Antrag entscheidet, auf Wunsch schon vor Beginn der Tätigkeit.

Was übernehmen KI-Teammitglieder im Büro?

Sie übernehmen wiederkehrende Vorgänge wie E-Mails beantworten, Anrufe entgegennehmen oder Belege vorbereiten, damit das bestehende Team Zeit für Arbeit gewinnt, die Erfahrung und Verantwortung verlangt. Entscheidungen mit Tragweite bleiben bei Menschen; bei OpenLazarus legt das Unternehmen fest, was eine Freigabe braucht.

Quellen

  1. Monatsbericht zum Arbeits- und Ausbildungsmarkt, August 2026. Bundesagentur für Arbeit, Statistik. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  2. Personallösungen für Unternehmen. Randstad Deutschland. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  3. Adecco Deutschland. Adecco. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  4. § 1 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  5. Preise für Recruiter und Unternehmen. freelancermap. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  6. § 7a SGB IV: Feststellung des Erwerbsstatus. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  7. Preisverzeichnis Telefonsekretariat. ebuero, 28. März 2024. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  8. Abgaben und Steuern im gewerblichen Minijob. Minijob-Zentrale. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  9. Das ändert sich im neuen Jahr. Bundesministerium für Arbeit und Soziales, 22. Dez. 2025. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  10. Häufige Fragen. OpenLazarus. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  11. § 8 Arbeitnehmerüberlassungsgesetz: Grundsatz der Gleichstellung. Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  12. freelancermap: Freelancer und Projekte. freelancermap. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  13. ebuero Telefonsekretariat. ebuero. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  14. Mindestlohn. Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Abgerufen 8. Nov. 2026.
  15. KI-Teammitglieder. OpenLazarus. Abgerufen 8. Nov. 2026.

Aktualisiert 8. Nov. 2026: Erstveröffentlichung.

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