Recruiting-Kosten und Besetzungsdauer: was die Suche wirklich kostet
Über fünf Monate vergehen im Schnitt, bis eine gemeldete Stelle besetzt ist. Was diese Zeit kostet, welche Ausgaben sichtbar sind und welche nicht.
Inhalt
Die Kosten einer Neueinstellung beginnen nicht mit dem ersten Gehalt, sondern mit der Suche. Ein Teil davon steht auf Rechnungen, etwa für Anzeigen oder Vermittlung. Der größere Teil entsteht im Betrieb, während die Stelle unbesetzt ist.
Die Frage hinter der Suche
Wer eine Stelle ausschreibt, rechnet meist mit einigen Wochen. Die Daten der Bundesagentur für Arbeit zeichnen ein anderes Bild. Im gleitenden Jahreszeitraum von September 2025 bis August 2026 lag die durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit, also die Spanne zwischen dem gewünschten Besetzungstermin und der Abmeldung der Stelle, bei 157 Tagen. 47 Prozent der abgemeldeten Stellen waren länger als drei Monate vakant1.
Die Bundesagentur verbindet die hohe Vakanzzeit mit den Schwierigkeiten vieler Betriebe, trotz gestiegener Arbeitslosigkeit zeitnah passende Arbeits- und Fachkräfte zu finden. Engpässe zeigen sich nach ihrer Fachkräfteengpassanalyse vom Mai 2026 vor allem in Pflegeberufen, medizinischen Berufen sowie Bau- und Handwerksberufen1.
Was die Daten zeigen
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit (Sep. 2025 bis Aug. 2026) | 157 Tage | 1 |
| Veränderung zum Vorjahreszeitraum | 11 Tage weniger | 1 |
| Veränderung gegenüber zehn Jahren zuvor | 67 Tage mehr | 1 |
| Anteil der Stellen, die länger als drei Monate vakant waren | 47 % | 1 |
| Bei der BA gemeldete Arbeitsstellen, August 2026 | 656.000 | 1 |
| Gesamtwirtschaftliches Stellenangebot laut IAB, 1. Quartal 2026 | 1,15 Mio., davon 51 % gemeldet | 1 |
Die Zahlen beziehen sich auf gemeldete Stellen. Fast die Hälfte des Stellenangebots wird der Arbeitsagentur nicht gemeldet1; für diese Stellen gibt es keine vergleichbare Vakanzzeit.
Die Kosten der Suche, Posten für Posten
Sichtbare Kosten. Anzeigen auf Jobbörsen, Honorare von Personalvermittlern, Kosten für Eignungstests und Reisen von Bewerbern. Die großen Personaldienstleister veröffentlichen ihre Honorare für Unternehmen nicht: Randstad nennt die Personalanfrage „kostenlos und unverbindlich“2, Adecco und Hays nennen keine Preise34. Eine Ausnahme sind Plattformen mit festen Tarifen: freelancermap etwa verlangt für Unternehmen 0 €, 59 € oder 89 € im Monat, ohne Vermittlungsgebühr5, allerdings für Projekte mit Freelancern, nicht für Festanstellungen.
Interne Kosten. Die Zeit, die Geschäftsführung, Fachabteilung und Personalverantwortliche in Anforderungsprofil, Sichtung, Gespräche und Vertrag investieren. Sie erscheint in keiner Rechnung, bindet aber gerade in kleineren Betrieben die Personen, die ohnehin am stärksten ausgelastet sind.
Vakanzkosten. Während die Stelle offen ist, verteilt sich die Arbeit auf das bestehende Team, oder sie bleibt liegen. Bei 157 Tagen Vakanzzeit ist das ein halbes Jahr Mehrarbeit, Überstunden oder verschobene Aufträge.
Einarbeitung. Nach der Unterschrift beginnt die Einarbeitung. In dieser Zeit fallen die vollen Arbeitgeberkosten an, die in unserem Ratgeber zu den Arbeitgeberkosten 2026 für vier Gehälter gerechnet sind, bei 3.500 € brutto rund 4.261 € im Monat.
Wann sich die Suche lohnt und wann ein anderer Weg schneller ist
Die Suche lohnt sich, wenn die Arbeit dauerhaft ist und Fachwissen, Verantwortung oder Anwesenheit verlangt. Für alle anderen Aufgaben stellt sich die Frage, ob die Entlastung schneller und mit weniger Bindung zu erreichen ist. Ein Telefonsekretariat lässt sich ohne Einrichtungsgebühr beauftragen6. KI-Teammitglieder arbeiten mit eigenem Posteingang und eigener Telefonnummer in der App des Unternehmens7, ohne Ausschreibung und Vakanzzeit. Unser Ratgeber zu den Alternativen zur Neueinstellung vergleicht diese Wege.
Ein Plan für die nächste Einstellung
- Die Aufgabe klären, bevor die Stelle ausgeschrieben wird. Welche Arbeit ist dauerhaft und verlangt eine Person, welche lässt sich anders erledigen?
- Die Vakanz überbrücken. Routinearbeit schon während der Suche auslagern, damit das Team nicht ein halbes Jahr Mehrarbeit trägt.
- Kanäle bewusst wählen. Die Meldung bei der Arbeitsagentur, eigene Netzwerke, Jobbörsen oder ein Vermittler, jeweils mit schriftlichen Konditionen.
- Honorare vergleichbar machen. Bei Vermittlern Honorar, Fälligkeit und Regelungen bei frühem Ausscheiden schriftlich einholen.
- Die Einarbeitung planen, mit einem klaren Ziel für die ersten drei Monate.
Das Ergebnis ist eine Einstellung, die auf einer klaren Aufgabe beruht, deren Kosten bekannt sind und deren Vakanz das Team nicht überlastet. Der Vergleich auf der Startseite zeigt, welche Wege die Zeit bis dahin überbrücken.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es durchschnittlich, eine Stelle zu besetzen?
Die Bundesagentur für Arbeit beziffert die durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit gemeldeter Stellen für September 2025 bis August 2026 auf 157 Tage, also über fünf Monate. Das waren elf Tage weniger als ein Jahr zuvor, aber 67 Tage mehr als zehn Jahre zuvor.
Was kostet eine Personalvermittlung?
Randstad, Adecco und Hays veröffentlichen ihre Honorare für Unternehmen nicht. Die Konditionen werden im Angebot vereinbart; Unternehmen sollten Honorar, Zahlungszeitpunkt und Regelungen für eine Kündigung in der Probezeit schriftlich vergleichen.
Welche Kosten entstehen durch eine unbesetzte Stelle?
Vor allem Mehrarbeit des bestehenden Teams, liegen gebliebene Aufträge und Überstunden. Sie erscheinen in keiner Rechnung, entstehen aber über die gesamte Vakanzzeit.
Quellen
- Monatsbericht zum Arbeits- und Ausbildungsmarkt, August 2026. Bundesagentur für Arbeit, Statistik. Abgerufen 8. Nov. 2026.
- Personallösungen für Unternehmen. Randstad Deutschland. Abgerufen 8. Nov. 2026.
- Adecco Deutschland. Adecco. Abgerufen 8. Nov. 2026.
- Hays Deutschland. Hays. Abgerufen 8. Nov. 2026.
- Preise für Recruiter und Unternehmen. freelancermap. Abgerufen 8. Nov. 2026.
- ebuero Telefonsekretariat. ebuero. Abgerufen 8. Nov. 2026.
- KI-Teammitglieder. OpenLazarus. Abgerufen 8. Nov. 2026.
Aktualisiert 8. Nov. 2026: Erstveröffentlichung mit den Daten der Bundesagentur für Arbeit bis August 2026.